発生主義の出荷基準と入荷基準で処理するということ。

本記事のポイント

発生主義は現金の収支とは無関係に、取引発生時点で収益と費用を計上するため、出荷時点・入荷時点で売上(収益)と仕入(費用)を認識し、インボイスはあくまでも請求・支払の年齢管理(Aging)の単位であり、お金の動きの単位に過ぎません。

出荷基準での債権・売上管理

flowインドネシアの自動車部品業界での発生主義のポイントは、取引発生月に債権(A/R Accrued)と売上、仕入と債務(A/P Accrued)を計上して、当月のP/LとB/Sを発生主義で作成することであり、インボイスはあくまでも請求・支払の年齢管理(Aging)の単位であり、お金の動きの単位にすぎません。

  • 10月5日出荷日で未実現債権と売上を計上
    (借)A/R Accrued 100    (貸)売上 100
  • 10月10日出荷日で未実現債権と売上を計上
    (借)A/R Accrued 100    (貸)売上 100
  • 10月20日出荷日で未実現債権と売上を計上
    (借)A/R Accrued 100    (貸)売上 100

ここで月末を迎えると、売上は発生主義ベースでP/L上に載り、未実現債権であるA/R Accruedは債権としてB/S上の資産の部に載りますが、会計システムの一般会計(G/L)上に記載されるだけで債権管理(A/R)上には載りません。

翌月インボイスを発行したときに、会計システムの債権管理(A/R)上でA/R科目に振替えることで、一般会計(G/L)上のA/R Accrued残高を相殺します。

  • 11月5日インボイス発行時に債権に振替
    (借)A/R 300    (貸)A/R Accrued 300

入荷基準での債務・仕入管理

債権を出荷基準で計上する以上、債務も入荷基準で計上しないと不公平です。

  • 10月5日入荷日で未実現債務と仕入を計上
    (借)Purchase 100    (貸)AP Accrued 100
  • 10月10日入荷日で未実現債務と仕入を計上
    (借)Purchase 100    (貸)AP Accrued 100
  • 10月20日入荷日で未実現債務と仕入を計上
    (借)Purchase 100    (貸)AP Accrued 100

同様に月末時点では、仕入は発生主義ベースでP/L上に載り、未実現債務であるA/P Accruedは債務としてB/S上の負債の部に載りますが、会計システムの一般会計(G/L)上に記載されるだけで債務管理(A/P)上には載りません。

翌月インボイスが到着したときに、会計システムの債務管理(A/P)上でA/P科目に振替えることで、一般会計(G/L)上のA/P Accrued残高を相殺します。

  • 11月5日インボイス到着時に債務に振替
    (借)A/P Accrued 300    (貸)A/P 300

ERPから会計システムへの連携方法

発生主義のキーとなる出荷や入荷はERPシステムの販購買管理に含まれますが、取引発生時点で上記の会計仕訳を生成し、一般会計(G/L)または債権債務(A/R A/P)管理にデータインターフェイスする必要があります。

入荷・出荷時の仕訳の単位

入荷・出荷時にはまだインボイスはなく、あるのはD/O(Delivery Order)だけであり、後日インボイス到着時(発行時)にA/P・A/Rに振替えるときの検索キーとして、入荷・出荷画面のヘッダー項目にD/O Numberを入力します。

この時点で未実現債権債務(A/R Accrued・A/P Accrued)計上の仕訳を生成しますが、仕訳の単位は会計システムに品目コードをもたせるかもたせないかで変わります。

  1. 「仕入先コード+科目コード」単位
  2. 「仕入先コード+D/O Number+科目コード」単位
  3. 会計システム側でインボイスを発行する場合は明細単位

インボイス到着・発行時の仕訳の単位

通常は複数入荷(出荷)に対して1インボイスが対応しますので、先にERP上で入力済みの品番単位の入荷(出荷)実績明細のうち、一般会計(G/L)に未実現債務(債権)としてインターフェイス済みのステータスのレコードのみを一覧表示し、到着した(発行した)インボイスの明細と照合しながらチェックをし、正しいレコードに対してインボイスNOを入力していきます。

ここでは債権債務(A/R A/P)管理にデータインターフェイスし、G/L上の未実現債務(債権)の残高の消し込み仕訳を発生させますが、残高をゼロにできればインターフェイスするデータの単位は入荷(出荷)と同じである必要はありません。

  1. 「インボイスNO+科目コード」単位
  2. 会計システム側でインボイスを発行する場合は明細単位