業務フローを流れるドキュメント同士のつながりについて考えてみた。

本記事のポイント

Bill of Landing(船荷証券)はInvoiceとパッキングリストと原産地証明書COO(Certificate Of Origin)に基づきインドネシアの船会社が発行する貨物の引き受けを証明するものであり、輸出の場合B/L日付が売上計上日となります。

船会社がB/Lをカーゴに送り、カーゴが日本の荷受人(consignee)に発送しますが、カーゴから船会社へのB/L発行フォローが遅れると、荷受人に日本の船会社代理店からArrival Noticeが到着したのにカーゴからのB/Lが発送済み未着で、貨物の受け取りができません。

この場合、船会社による発行済みB/Lをサレンダード(貨物が間違いなく荷受人の荷物であるという船会社による裏書)にして、郵送ではなくFAXで日本の荷受人に送信するよう、カーゴ会社に依頼します。

パッキングリストと納品書とインボイスの関係

日本は2021年から軽減税率導入に伴う税務処理の明確化のために、現状の帳簿方式からインボイス方式に切り替えるようです。インボイス方式のメリットはインボイスに商品ごとの適用税率や税額の明示が義務化され、事業者が保管するインボイスのコピーが納税対象取引の証拠として明確になるので、税金の徴収漏れが少なくなります。

インドネシア国内取引においてDelivery Orderはモノの納品書であり、お客が現物との照合のために使用しますが金額は表記されません。一方でインボイスはカネの請求書であり、本来であればDelivery Orderとセットで出荷時に配達されるべきものですが、インドネシアでは納品が先で請求が後になるケースがほとんどであるため、Delivery Orderはコピーを渡し、Invoice発送時にはDelivery Orderの原本を添付します。

よくありがちな失敗ですが、客先にインボイスを持っていくときDelivery Orderの原本はまだ経理が保管したままでコピーを持参してしまった場合、先方からインボイスの受け取り拒否を食らいます。

また日本から材料を輸入、またはインドネシアから輸出する場合、Forwarderに提出されるコンテナの内容明細としてパッキングリストが必要になり、Delivery OrderはInvoiceと合わせてFedexとかDHLとかで別送され、船荷より先に到着します。

B/LとサレンダードB/LとArrival Noticeの関係

バリ島で家具の輸出やっていたとき、カーゴ会社が梱包・パッキングリストの作成・船会社へのB/L(Bill of Landing)の発行申請代行までAll in Oneでやってくれましたので非常に楽でした。2005年頃は日本の主要港向けならK-LINEの20フィートコンテナと代行手続き込み込みで、$1300くらいが最安値だったと思います。

B/Lはインドネシア側で船会社が貨物の引き受けを証明するもので、日本側での受け取りに必須なんですが、バリ島からの家具のシッピングで問題になるのはこのB/Lにまつわる事案です。

カーゴ会社から僕への請求はスタッフィング(コンテナ積み込み)前に決済されるので、カネ貰った後のフォローはおろそかになるのが常なので、船会社へのB/L発行フォローが遅れるとお客さんから「日本の船会社からArrival Notice来たのにインドネシア側からB/Lまだ送られてきてませんけど・・・」とこっちにメールが来て冷や汗を書きます。

通常であれば船会社がインドネシア側で発行したB/Lはカーゴ会社からお客さんに直接発送されるのですが、B/Lの到着前に船が到着してしまうのが普通です。

その結果、船の荷揚港到着後もコンテナの引き取りができず、お客さん側に倉庫保管料の負担をかけてしまったことは1度や2度ではありません。

そういうときはカーゴ会社に対して「船会社がB/L発行したらすぐにサレンダードにして」と頼みます。通常のB/Lの手続きの場合は、

  1. スラバヤの船会社がB/L発行:スタート
  2. スラバヤの船会社からバリ島のカーゴ会社にB/L原本を発送:n+2日
  3. バリ島のカーゴ会社から日本のお客にB/L原本を発送:n+5日

というように5営業日ほどかかりますが、サレンダードにするとインドネシア側でB/Lを船会社に裏書(Balik nama)することで「荷物は間違いなくお客さんのものですよ」と証明されたことになり、

  1. スラバヤの船会社がB/L発行:スタート
  2. サレンダード処理:n日
  3. スラバヤの船会社がFAXでバリ島のカーゴ会社にサレンダードB/Lを送信:n日
  4. バリ島のカーゴ会社から日本のお客にFAXでサレンダードB/Lを送信:n日

というように、貨物の引取りにB/Lの到着が間に合わない場合でも、B/Lの原本なしで発行即日荷物の引き取りが可能になります。この処理をサレンダードB/L(Surrendered B/L)とかテレックスリリース(Telex Release)とか呼んでいました。

ドキュメント紐付きが切れる要因

さて、国内取引のシステム業務フローに戻りますが、ドキュメント(伝票)がすべて1対1に対応する場合、以下のように無駄のないフローになります。

  1. 受注(Sales)登録で受注NOが採番される。
  2. 発注(Pch)登録時に受注NOを選択することで受注情報を呼び出す。
  3. 入荷(Pch)登録時に発注NOを選択することで発注情報を呼び出す。
  4. 出荷(Sales)登録時に入荷NOを選択することで入荷情報を呼び出す。
  5. Invoice(AR)時に出荷NOを選択することで出荷情報を呼び出す。
  6. 決済(AR)登録時Invoice NOを選択することでInvoice情報を呼び出す。

もしSalesモジュールで売上登録がされるシステムであれば、会計でのInvoice登録がスキップされ、この場合債権発生のタイミングは売上登録(Salesモジュール)になります。

また1対1の流れの中で入荷せず製造元から直送出荷されるとドロップシッピングになり、入荷と出荷がスキップされます。

通常は受注と発注は紐付きませんが、非製造業(商社とか)の場合、取引の基本が発注が受注に基づいて行なわれるケースがあります。それでも業務フローの中ではドキュメントの紐付きに影響する要素は確実に存在します。

  1. 発注(Pch)
    -受注前の見込み発注
    -在庫分は発注せず引当
    -複数の受注分をまとめて発注
  2. 入荷(Pch)
  3. 出荷(Sales)
    -分納
    -打切
    -返品
    -複数受注(発注)分をまとめて出荷(入荷)
    -受注前に在庫からサンプル出荷(入荷)
  4. Invoice(AR)
    -複数出荷分をまとめてインボイス(月まとめ)

これらをカバーする機能を実装することは可能ですが、柔軟性を持たせるということは誤入力にも繋がるというトレードオフの関係があります。