Excel作業をシステム化することは正義なのか?

本記事のポイント

Excelによる情報管理が行われると、部門ごと担当者ごとにバラバラのファイルで情報が保存され、フォーマットも情報の精度も担当者の裁量により属人化する恐れがありますが、だから即業務システムを導入すべきという議論は早急であり、長年慣れ親しんだスタッフのExcel操作能力を生かしながら、データをインポートしてデータベースで一元管理するだけの簡易システムのほうがコスパが高い可能性すらあります。

PDFをExcelに変換

インドネシアの自動車業界で、カーメーカーが部品メーカーに送るオーダはPDF形式が多いのですが、その理由は発注先でファイルを改ざんされたくないというシンプルな理由です。

それは理解できるのですが、受注オーダは必ずデータとして管理されるわけで、PDFでファイルが送られればExcelを変換するという作業が発生することは自明なわけですから、せめて管理用にExcel版も送ってくれればいいのに、と思うわけです。

で、PDF(Portable Document Format)のExcel変換は、本家本元のAdobe Acrobat DC(Document Cloud)以外にも、フリーウェアやSmallPDFなどのWebサービスでも変換可能ですが、ExcelからPDF形式に保存されたファイルとか、複合機でスキャンしたイメージ形式のPDFファイルとかの場合は、文字化けはするは「8⇒B」とか「0⇒o」とか読み間違えるはで使い物になりません。

Excel管理とシステム管理の違い

システムの技術営業に行くと、断られるときによく言われるのが

今はExcelで十分管理できているから

ということですが、現在のところExcel以上に企業活動に浸透しているソフトウェアはないわけで、基本表計算ソフトのセルにデータ入力してバイナリーファイルで保存するという「何でもできる」ソフトなので、どんな規模の会社でもやろうと思えばExcelで管理は可能です。

問題はそこではなくて「Excelで管理するとファイルが担当者ごとにバラバラに保存され、フォーマットも情報の精度も担当者の裁量により属人化すること」が問題なのであって、この結果会社全体の情報をトータルに活用できないし、会社全体としての作業効率が落ちる可能性があります。

例えば経営側からレポートを作成するよう指示を受けたとき、あちこちにあるフォーマットがバラバラの属人化したExcelファイルを元に作成するのは、非効率であるばかりでなく作成者の能力に応じて信憑性も異なり、それらを元に作成したレポートの精度もトータルで低くなる可能性が高く、精度の低いレポートを元に経営判断を下すと、おおげさかもしれませんが会社自体が道を踏み外す可能性があります。

運用はExcelで行いシステムで一元管理だけすれば十分では?

業務システムを導入する際、SI業者側はシステムへの入力が正義、Excelへの入力は早々にやめてください、と言いがちですが、本当に正しいのでしょうか?

システム化の目的が「情報の属人化からの脱却」であれば、入力する方法はシステムに直接入力しようがExcelからインポートしようがどっちでもいいわけで、見方を変えれば長年Excel作業に慣れ親しんだスタッフの能力を生かしたまま、結果だけシステムに格納したほうが更にシステム導入効果が高まる、とも言えないこともないわけです。

僕自身もお客さんに対して、POやInvoiceなどの伝票は

慣れたらシステムからのほうが早く出力できるから

とか言いますが、具体的にストップウォッチで計ったわけでもなく、根拠のない言い分である可能性すらあるわけです。

  1. 受注オーダや発注情報は基本Excelに入力し伝票もExcelから発行する。
  2. Excelのリンクとマクロを駆使して所定のImportフォーマットに加工する。
  3. 定期的にシステムへインポートして一元管理する。
  4. システムへの直接入力はデータ修正に限定しシステムのデータを正とし、必要に応じてExcelにエクスポートする。

Excel作業(マニュアル作業)をシステム化することは正義なのか?という問題意識は業務のシステム化に携るすべての人が持ち続ける必要があると思います。