スケジュールは横軸よりも縦軸が重要だということ

自分は計画を立てることが苦手です。

インドネシア人は未来の目標を基点に今何をすべきかを考えることが苦手だ、とか偉そうなこと書いてきましたが、これって僕自身にガチで当てはまります。

そんな人間がプロジェクト管理のためのスケジュールを作成したり、製造業向け生産スケジューラー(生産計画自動作成ソフト)を導入支援したりすることに罪悪感すら感じてしまいますが、何故計画を立てることに苦手意識があるのか、自分の胸に手を当ててトヨタ生産方式の「5回の何故」風に考えてみました。

実際のところスケジュールを作成すること自体は単なるテクニックの1つなので誰にでも出来ますが、本当に難しいのは計画に従って実践するほうです。

じゃあなんでスケジュールにそって実践することが難しいのかですが、実際自分で作ったスケジュール自体を自分で信用していないから。「どうせスケジュールどおりに出来ない」と思ってしまうからです。

じゃあなんで自分で作ったスケジュールを信用できないかというと、これがいろいろ原因がありまして・・・

  1. WBS上のタスクの洗い出しが十分かどうか自信がない。
  2. そのためガントチャート上のマイルストーンは伸び縮み前提、という意識がある。
  3. よってスケジュールに沿って実践することに意味がないと考えてしまう。

これでインドネシア人の時間間隔をJam Karet(ゴムのように伸び縮みする)とか揶揄している場合じゃありません。

はじめてやる未知の案件ならともかく、これまで何度も経験してきた種類の案件では、標準でやるべきタスクと工数、問題になりやすいポイントはかなりの確度で予測できるはずなので「タスクの洗い出しは十分」行えるはず。

そして計画を立てるポイントは横軸(カレンダー)よりも縦軸(データ)にあるということ。

plan

なんか横軸のガントチャートでビジュアルに進捗が確認できると「進捗がよく見えるなー」と自己満足してしまうのですが、これは数字レベルで明確に状況確認できてからの話。

  1. 横軸はずれると分かっていても無理やり日次ベースにする。
  2. 縦軸に担当者、予定開始日、予定完了日、実績開始日、実績完了日を数字で明記する。
  3. タスクの順番は極力時系列に並べてスダレ状になるようにする。
  4. この時点ではこれが完了するので次にこれができる、とシミュレーションする。
  5. フォロー期間を重視する。
  6. スケジュール管理は「計画→実績→リカバリ」で1セット。

スケジュールを作成するということは管理能力の写し鏡みたいなもので、システムの仕事だけでなく日常生活でも必要な知恵であり、その人の本気度が判るバロメータみたいな重要な要素なんです。

そこには具体的な数字の裏づけと実績との対比があってはじめて最低限のスケジュールとしての機能を果たします。

こんな投稿も読まれています